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CHECK - UP

 

Sind Sie fit für den Datenzugriff der Finanzverwaltung?


Beim Datenzugriff der Finanzverwaltung sind die GDPdU und GoBS für alle buchführungspflichtigen Unternehmer, Freiberufler und Selbständige von Bedeutung,die im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit Hard- und Software-Systemeeinsetzen. In den meisten Unternehmen werden dabei digitale und nicht-digitale Dokumente erstellt und verarbeitet.


1. Erzeugt Ihr Unternehmen steuerrelevante Vorgänge in Digitaler Form ? Werden diese Daten Im Original und in unverfälschter Form gespeichert ?

Zu den digitalen Vorgängen zählen z.B.

    1. E-Mails, die steuerrelevant sind, z.B.
        - Handelsbriefe, Kalkulationsgrundlagen, vertragliche Vereinbarungen, auch ohnedigitale Signatur
        - Termin- und Zahlungsvereinbarungen
        - Vereinbarung von Rabatten, Lieferterminen, Preisen
    2. Einsatz von Finanzbuchhaltungs-Software
    3. Einsatz von Materialwirtschafts-Software (z.B. ERP-Anwendungen)
    4. Einsatz von digitaler Lohnbuchhaltung (z.B. Datev)
    5. Einsatz von Tabellenkalkulations-Software (z.B. Excel, Lotus)
    6. Vorgelagerte Systeme z.B. zur Zeiterfassung oder Reisekostenabrechnung



2. Sie setzen Software z.B. in der Fibu, Lohnbuchhaltung, Materialwirtschaft ein. Sichern und Archivieren Sie regelmäßig diese Daten ?

Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass sie mit einem regelmäßigen Backup ihrer Produktiv-Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. ACHTUNG: Dem ist nicht so! Ein Backup kann eine Archivierung niemals ersetzen, denn:

 

    1. Beim Backup werden Daten komprimiert (sog. „Verkürzung“), ein Verstoß gegen die GoBS und

          GDPdU.
    2. Datensicherungen sind nicht maschinell auswertbar.
    3. Eine lückenlose, so genannte retrograde Analyse einzelner Buchungsvorgänge ist nicht möglich.
    4. Stammdaten z.B. von Kunden ändern sich im Laufe der Jahre. Eine Datensicherung des

         Produktivsystems im laufenden Kalenderjahr spiegelt den Stand vor mehreren Jahren (6 bis 10

         Jahre) nicht mehr korrekt wieder.
    5. Oft ist es ein nicht zu bewältigender Aufwand, sämtliche Daten des Veranlagungszeitraums in

         die Produktiv-Systeme zurückzuspielen, da durch neue Releases der Software oder

         Formatwechsel die Folgen für die Datenbestände nicht absehbar ist.

            TIP: Setzen Sie geeignete Hard- und Software ein, um den Stand zu jeweiligen

             Stichtag revisionssicher, d.h. unverfälschbar im Sinne der GoBS zu archivieren.

             Stellen Sie sicher, dass sämtliche Daten zu einem bestimmten Stichtag wie

             z.B. Halbjahres-Ultimo konserviert und archiviert werden.

            FAUSTREGEL: Wer sich an den Abgabe-Terminen für seine Umsatzsteuer

            Voranmeldung orientiert, hat meist wenig Arbeit und übersichtliche, gut

            strukturierte Daten, denen der übrige Datenbestand einfach und logisch

            zugeordnet werden kann. Diese sollten maschinell auswertbar sein, ohne

            sie dazu in Produktiv-Systeme zurückspielen zu müssen.


3. Sie haben steuerrelevante Daten digital archiviert ( CD-ROM / DVD oder anderen dafür geeigneten, unverfälschbaren Speichersystemen ). Sind diese Daten maschinell auswertbar ?

Dies ist nicht selbstverständlich. Daten, die vor einigen Jahren in den damals gängigen Formaten archiviert wurden, müssen heute keineswegs mehr für moderne Software lesbar sein. Dies gilt auch für heute archivierte Daten in der Zukunft.

            TIP: Erkundigen Sie sich bei den Herstellern der von Ihnen eingesetzten

            Software, dass Sie die Daten problemlos lesbar machen können, auch in 6 oder

            10 Jahren. Lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen. Anderenfalls sind Sie im

            Prüfungsfall gegenüber der Finanzverwaltung verpflichtet und haben die

            erforderlichen Kosten für die notwendige Datenaufbereitung zu tragen.


4. Sie haben steuerrelevante Daten digital archiviert. Können Sie die Daten jederzeit lesbar machen ?

Auch dies ist keineswegs selbstverständlich. Eine Archivierung als .PDF-, .TIFF- oder sonstigen Bilddaten-Formaten, die hierzu von manchen Archivierungs-Anbietern verwendet werden, sind von den Finanzbehörden nicht anerkannt. Auch die Archivierung auf Mikrofilm ist nicht GDPdU-konform.

            FAUSTREGEL: Können Sie mit den Auswertungs-Algorithmen, die ihre Produktivsysteme

             bieten, auf die Archiv-Daten zugreifen und diese verarbeiten, sind Sie auf dem richtigen

             Weg. Oder sie können alle Daten auf einen Datenträger kopieren und diesen problemlos

             auswerten, dann sind die Archiv-Daten GDPdU-konform.


5. Ist Ihnen bekannt, welche Daten Sie als steuerrelevant nach GDPdU / GoBS archivieren müssen ?

Mit dieser Frage sollten Sie sich in jedem Falle eingehend beschäftigen. Die Finanzbehörden können Ihnen dabei nicht helfen, da jedes Buchhaltungssystem unterschiedliche steuerlich relevante Daten erzeugt. Was beim einen steuerrelevant ist, muss beim anderen eben nicht auch steuerrelevant sein. Problematisch ist auch die Frage nach Zugriffsbeschränkungen für den Prüfer und dem Schutz der Daten Dritter, z.B. von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten, Forschung & Entwicklung – die Verantwortung zum Schutz dieser Daten liegt ausschließlich beim Steuerpflichtigen, ein Verwertungsverbot von „ungerechtfertig erhaltener“ Information besteht für die Finanzbehörden nämlich nicht! Wer Zugriffsbeschränkungen für den Prüfer einbaut, zieht jedoch gerade damit das Interesse auf diese Daten!

            TIP: Machen Sie sich eine Liste aller Vorgänge und Daten, die für die

            Finanzbehörden von besonderem Interesse sein werden und dokumentieren

            Sie diese lückenlos für jeden Veranlagungszeitraum – nach Möglichkeit auf

            getrennten Archivmedien. Haben Sie dabei vor allem im Auge: die

            Umsatzsteuer-Sonderprüfung, die Lohnsteuer-Außenprüfung und die

            Anlagenbuchhaltung.

            FAUSTREGEL: Die Ordner- und Stammdaten und die digital vorhandenen,

            zugehörigen Belege gehören ebenfalls mit archiviert und auf das einzelne

            Medium. Stellen Sie die maschinelle Auswertbarkeit des

            Veranlagungszeitraums sicher, ohne dazu den Zugriff auf den gesamten

            Datenbestand möglich machen zu müssen! Archivieren Sie trotzdem alle Daten,

            die in ihrem Unternehmen digital vorhanden sind, denn die letzte Entscheidung,

            ob Daten steuerrelevant sind oder nicht, hat immer noch der Prüfer. Für diesen

            Fall sollten Sie alle Daten archiviert haben und nachweisen können!


6. Sind Ihre Daten unverfälscht im Sinne der GoBS archiviert während der gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfrist von 6 respektive 10 Jahren ?


Drei Punkte müssen Sie erfüllen, um hier ein JA zu erreichen:


1. Was viele nicht wissen: Auch Ihre digitalen Daten aus den vergangenen Jahren sind
GDPdU- und GoBS-konform zu archivieren und aufzubereiten, wenn sie originär digital sind.

2. Ihre Daten sind unverfälschbar im Sinne der GoBS archiviert: Manipulationen und
Veränderungen nach ihrer Erstellung müssen ausgeschlossen sein und/oder dokumentiert und retrograd abzuwickeln sein, d.h., durch eine Rückwärts-Abwicklung aller Vorgänge muss der ursprüngliche Zustand jedes einzelnen Datensatzes zu rekonstruieren sein (§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO) Bei Handelsbriefen und Buchungsbelegen muss das Archivierungsverfahren eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe sicherstellen (§ 257 HGB, § 147 Abs. 2 Ziff. 1 AO, Tz. 8.1 GoBS).

3. Das von Ihnen verwendete Archivmedium/-system muss unverfälschbar im Sinne der GoBS sein. Dies erfordert auch den Einsatz unverfälschbarer Speichermedien. So verlangt die Finanzverwaltung in den GDPdU bei der Speicherung von zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnungen Datenträger, die Änderungen nicht mehr zulassen.

        Achtung! Der Hinweis im Fragen und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht
        der Finanzverwaltung vom 22.8.2002, dass CD-ROMs oder DVDs im ISO-Format
        für die Datenträgerüberlassung geeignet sind, entbindet ausdrücklich nicht
        von der Verpflichtung, steuerrelevante Daten unverfälschbar im Sinne der GoBS
        für den Aufbahrungszeitraum zu archivieren.



7. Erfolgt ihre Buchhaltung in elektronischer Form ausschließlich intern oder unter Einbeziehung externer Dienstleister wie Steuerberater oder Buchhaltungsfirmen ?


Wenn Sie diese Frage mit JA beantworten, sollten Sie genau prüfen und sich von Ihrem
Steuerberater auch bestätigen lassen, dass

1. Seine Kanzlei die GoBS und GDPdU erfüllt

2. In der Kanzlei eine strikte, nachvollziehbare Mandantentrennung sicher gestellt ist. Wie erwähnt, gibt es kein Verwertungsverbot von unberechtigt überlassenen Daten für die Finanzbehörden und so kann es durchaus bei Prüfungen anderer Klienten Ihres
Steuerberaters zu Missverständnissen kommen, wenn der Steuerberater nicht sorgfältig die Datensätze trennt.

3. Der Weg des Austauschs der Daten zwischen Ihrem Unternehmen und dem Steuerberater unverfälschbar im Sinne der GoBS ist. Die originär in Ihrem Unternehmen durch Software erzeugten Daten und digitalen Dokumente sind dazu unverfälschbar im Sinne der GoBS auszutauschen. Die Finanzbehörden behandeln den Steuerberater dabei als Teil Ihres Unternehmens. Ob zur Übergabe der Daten eine e-Mail, CD-R, DVD-R oder ähnliche Möglichkeiten ausreichen, ist eher zu verneinen, da diese Medien nicht unverfälschbar sind und damit die Anforderungen der GoBS an das gesamte System des Steuerpflichtigen nicht erfüllt sind.

8. Besitzt Ihre Finanzbuchhaltung- und 7 oder ERP- Software eine AO Schnittstelle zur Archivierung ?

        TIP: Diese Frage sollten Sie schriftlich dem Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungs-

        und/oder Ihrer ERP-Software stellen. Bei positiver Antwort sind Sie auf der

        sicheren Seite, bei negativer Antwort sollte man Ihnen erklären, wie Ihr System

        entsprechend den Anforderungen der neuen Abgabenordnung (AO) um- oder

        aufgerüstet werden kann. Lassen Sie sich das schriftlich persönlich bestätigen, ein

        einfacher Hinweis auf der Website des Herstellers oder in der Dokumentation

        reicht im Regress-Fall nicht aus!


9. Der Außenprüfer verlangt vom zu prüfenden Unternehmen Z3- Zugriff, die Datenträgerüberlassung. Kann Ihr System die Daten so exportieren, dass man diese mit der Prüfsoftware IDEA der Finanzbehörden auswerten kann ? Wenn nicht, können die im Unternehmen verwendete Dateiformate problemlos konvertiert werden ?


Folgende Datenformate können von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA problemlos importiert werden und erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der GDPdU:

    - ASCII feste Länge
    - ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)
    - EBCDIC feste Länge
    - EBCDIC Dateien mit variabler Länge
    - Excel (auch ältere Versionen)
    - Access (auch ältere Versionen)
    - dBase
    - Lotus 123
    - Druckdateien
    - Dateien von SAP/AIS
    - Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von

      PCSupport/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen
    - Import durch ODBC Schnittstelle

10. Kann Ihr System auch Informationen über Datenstruktur, Datenfelder und Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form mitliefern ?

Auch diese Daten müssen für den jeweiligen Veranlagungs-Zeitraum unbedingt maschinell lesbar und auswertbar sein. Welche Einschränkungen sind eventuell zu beachten?

 

Konnten Sie alle Fragen mit einem klaren JA beantworten ? Dann ist Ihr Unternehmen fit für den Zugriff der Finanzbehörden.
Wurden Fragen mit einem NEIN beantwortet oder sind Sie sich nicht sicher, dann nutzen Sie unsere Kompetenz, wir beraten Sie gerne!